撰文:羅梅英

會展產業向來被視為一國經濟發濟的重要指標,含括會議(meetings)、

獎勵旅遊(incentives)、大型會議(conventions)、展覽(exhibitions)

的會展產業,可帶動餐飲、觀光、運輸物流等相關產業發展。根據統計

,97年台灣會展帶動的經濟效益達257億元,101年預估上看333億元

 

商品力夠強   活動成功一半

會展業者大致可分為:展場、會展主辦單位、週邊協力廠商等3大類。其

中最核心的關鍵角色,莫過於專業會議籌辦人(PCO,Professional Con

vention  Organizer)。

《聯合報》事業處會議事業總監方怡人表示,一場會議展覽成功與否,主

要取決於「商品力」,只要主題、內容、行銷策略企劃的好,活動就等於

成功一半。

聯合報系旗下的金傳媒活動事業處,近年舉辦的太陽劇團表演、長毛象特

展、米勒畫展、梵谷畫展、會動的清明上圖展、鬼太郎展等,廣受好評,

市場叫好又叫座,即為最佳範例。

在活動展覽之外,今年聯合報系更積極搶攻會議商機,由方怡人銜命成立

會議事業部門,將結合《聯合報》的特性,籌辦國內外各項會議與論壇。

 

最缺企劃好手  會展籌辦人超夯

方怡人表示,從事會展產業工作,必須具備「三心二力」---細心、耐心、

好奇心,以及企劃力、執行力才行。目前業界最缺的人才,首推PCO、PE

O等企劃好手。

舉辦任何活動之前,首先必須評估成本與收入來源。舉辦會議的收入來源,

不外乎門票及企業贊助,方怡人說:「行銷講求的是商品力,」企劃籌辦人

的議題設計、安排的講師陣容,在在決定活動最後是盈或虧。

方怡人去年參與籌辦的2011年國際新聞協會(IPI)台北年會,總共有250位

全世界各地的媒體人及眷屬來台,盛況空前,成為建國百年4大國建活動之一。

方怡人認為,PCO及PEO必須有強烈的求知慾、熱愛新事務才行,因為會議

與展覽的主題,通常五花八門非常多元,所以一定要不斷學習新的專業,才

能快速進入狀況。

以方怡人去年參與承辦的3大會展來說,從國際新聞協會台北年會、「經濟日

報大師論壇」邀請2010年諾貝爾經濟學獎得主摩坦森、戴德蒙、皮薩里德斯

來台演講,再到國際美容化妝品展,主題差異懸殊,挑戰非常大。

方怡人表示,任何活動在成形之前,須經不斷地溝通討論,以會議來說,企劃

初期的議題設定、講師邀約,來回不知反覆修改多少次,最為困難。

 

鉅細靡遺   每個環節都不容出錯

會議及展覽講求「精細性」,企劃定案後的最大考驗就在於執行力。方怡人表

示,現場的執行力決定活動的最後成敗,一個疏失或遺漏,如簡報檔操作不順

,就可能搞砸會議。

以「2011年國際新聞協會台北年會」為例,支援執行的「夢幻團隊」動員了2

0~30位來自聯合報系各單位的精英幹部,協助現場議事、接待、午晚宴等工作

,「分工非常仔細,每個環節都不容出錯,」方怡人說。每場活動結束當天立即

檢討缺失,使SOP更臻完善。

在舉半大型活動時,除了公司跨部門協力之外,還需外部廠商協力合作,例如IP

I年會就動員50位英語多益測驗(TOEIC)800分以上的志工幫忙。

籌辦會議要有「鉅細靡遺」的功力,舉凡入場動線設計、人員引導、前後場的掌

控,到座席安排、確認講師行程,無一不需要折衝,要有高度的細心與耐性,才

能夠做的好工作。

 

在校多玩社團  練好外語能力

談到工作甘苦,方怡人說,活動籌畫期間真的很累,開展前甚至要通宵,但也非

常有趣,可快速累積能力。他在面試新人時,並不在乎應徵者唸什麼科系,只問

是否有熱情、企圖心、願意全心投入,對事情有自己的想法。

聯合報系金傳媒活動處的團隊成員裡,除了活動企劃出身之外,有不少人是記者

背景。方怡人認為,記者的強項是熟悉市場動態、了解媒體需求,轉戰會展產業

有很大優勢。另外,應徵者若有公關經驗也很吃香。

籌辦大型國際級會展,外語能力是絕對必要條件。方怡人建議,在學期間不妨多

參與社團活動,若有志投入會展領域,也可以參加經濟部國貿局的「會展人才培

育與認證計畫」、報考「會展人才認證」,以厚植競爭力。

 

 

資料來源:德明財經科技大學

 

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