撰文/陳培思
影印、資料建檔、泡茶、洗杯子、澆花、訂便當、買咖啡、幫老闆接小孩、替上司繳帳單.....這都是小助理的職務內容。看起來很悲慘，但如果連瑣事都做不好，如何進一步擔當重任？
藝人劉伊心一年換了10個住哩，他聘請助理的工作守則包括：「說過的事不要再問我第二遍；路怎麼走看GPS不要問我；絕對不要遲到，但也不要早到；每天去水果行拿切好的水果附上叉子；一錄影完馬上遞給我平底鞋和外套.....」工作內容要求令人咋舌，但對於當鍋助理的人而言，這其實根本稀鬆平常。
助理到底在做些什麼？
360行都會聘用住哩，他們沒有特定的工作內容，但打雜是絕對少不了的。助理有3大類型：
●學徒型助理》磨練實務經驗
例如會計、財務助理，他們大多具備基本專業，但務實經驗還不足，可藉由助理工作，訓練獨當一面的能力。擔任國會助理，往往是政治人物的起點；而彩妝、美髮、廚師或設計師住哩，也都屬於學徒型助理，有明確的生涯路徑，可以循序向上爬。
現在已經是財務主管的史惠君，剛進公司時就是從會計助理做起，經過3年磨練後，老闆直接晉升他為主管。在中小企業，升遷制度較有彈性，助理如果表現良好，一但有更高階職缺，就很容易遞補上去。
●行政助理》處理辦公室庶務
整個部門大家都是我的主管，每個人有事都會要我做，擔任行政助理的鍾亞霖，從行銷活動、會議記錄到買下午茶，什麼大小事都得要做，幾乎一刻不得閒。
所謂行政助理或業務住哩，就是負責一些行政庶務，如跑腿送文件、文書資料建檔整理、支援部門瑣碎雜務等。雖然用不著特定專業技能，但可別以為行政助理工作很簡單，包括繪圖、簡報、表格、Excel等電腦技能，十八般武藝都要會。許多公關公司會找學生擔任駐哩，打工表現好的人，畢業後就升為正式員工。
●私人助理》在老闆身邊隨侍
大型公司的董事長或總經理特別助理，不會由新鮮人擔任，因為特助雖有助理之名，但往往屬於高階管理職。對於社會新鮮人而言，比較可能擔任小公司老闆的個人助哩，有點類似秘書工作。伴君如伴虎，不論特助或個人助哩，都一定要能懂得察言觀色。
有人以為，這類助理有如老闆的跟班傭人，恐怕學不到本領。但曾擔任老闆得力助理的郭及天認為，自己再助理時期學到的應對進退、待人接物，一生都受用無窮，從老闆身上，可以快速擷取社會歷練精華，熟悉商場潛規則，讓自己是也更寬廣。助理的經驗，讓他學會站在經營者角度看事情，也更知道怎麼提升自己的職場競爭力。
老闆沒交代前 先一步想到做好
助理工作沒有固定的範疇，看起來都是打雜小事，但全部累積起來，工作量可不少，如何妥善安排時間、有效率完成，本身就是一門功課。
要做好助理工作，除了勤快，還要細心，不能像個機器人般，老闆說一步，跟著做一步。輔導過許多行政助理的講師胡維欣強調，不能只以完成老闆交代事項為滿足，要在老闆還沒有交代之前，就先一步做好。
藝人許傑輝早年曾在中信辜家幫傭，就像是老闆貼身助理，他總是前一晚先看天氣預報，隔天建議老闆穿什麼衣服出門比較合適，也會先把老闆需要的東西放入外套口袋，細心的程度，深得辜濂松讚賞。
郭及天指出，老闆聘用住哩，就是要減輕工作負擔，因此，千萬不要把問題丟回給老闆，有些助理只做事步思考，例如還會問老闆路要怎麼走？這不該是老闆操心的事，助理應主動提議有哪些路可選擇、分析這個時段哪裡容易塞車，在請示老闆做決定。
身為貼身住哩，總會知道一些不為人知的秘密，起出同事會問我，老闆剛剛去哪裡？我總是笑而不答，幾次之後，就沒人再問我了。助理時期深受老闆信賴的Kevin說，經常有同仁想探聽老闆的事情和行蹤，但助理長眼、長耳，就是不要長嘴，絕不可八卦。
抓住表現機會，讓能力被看見
如果不想變成萬年小助理，有機會就要讓人看見你其他的能力，胡維欣提醒，千萬不要絕得，我只是助理，把交代事情做完就好了，其他都不關我的事。
例如開會時，助理負責倒茶、影印會議資料，可別做完就去納涼，若有機會留在會議現場，就應認真聆聽會議內容，會後老闆無意之間聊起，你對剛才的討論有什麼想法？若能回答得言之有物，長官自然對你刮目相看。
惠普前執行長費澳麗娜，第一份工作在房地產公司任職，負責打字、接電話、影印、收發、整理文件等雜事。有一天經紀人問他，是否能幫忙寫點文稿？他立刻一口答應，此次出色的表現，為她開啟後來輝煌的職涯。
助理的工作表現要被上面看見，固然需要一點機緣，並非完全操之在己，但只要努力就有機會。Kevin說，助理每天跟在老闆身邊，能見度原本就比別人高，只要機會來臨時表現得宜，很容易就會被注意到。
工作即學習，為「出師」做準備
除了在公司內部爭取升遷，由於跟在老闆或主管身邊，常接觸到高職位的人，助理若是工作態度認真，被其他公司挖角也不無可能。Doris擔任研究助理時，要求自己不只把事情做到及格，更要做到最好，當時專案合作的業者很賞識他，挖角他擔任經哩，短短不到兩年，已經負責掌管公司對日本的業務。
助理可以作為職涯起點，但不能當成一輩子的工作，要隨時簡是自己還缺少哪些能力、需要補強學習什麼，做幾年熟悉專業領域後，即可爭取獨當一面的機會。例如在房仲店頭擔任業務行政住哩，一邊做一邊學，利用假日進修，考取不動產經紀人執照；或在電視圈擔任製作助理，慢慢磨成節目企劃或製作人。
不能當成一輩子的工作
助理可以當多久？沒有精確的答案，但不妨換個角度思考，還有沒有東西可以學？以此作為是否繼續留任的參考指標。
鍾亞霖認為，行政助理雖可學到一點東西，但畢竟都是一些庶務工作，能往上學習的空間有限，當所有事情都已經上手，不再能學到新的內容後，這份工作就該告一段落了。
然而，就算助理只是暫時的工作，但工作就是工作，千萬別當個「閃跳族」，應徵時報著試一試的心態，結果到職沒多久，就覺得太累太煩喊卡，這會給自己留下不良的工作紀錄。
資料來源：德明財經科技大學 2012畢業求職教戰指南
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