企業經營環境瞬息萬變,不論從總體的政策、經濟、社會、科技到產業中的競爭、客戶、供應商都呈現劇烈變化,尤其金融海嘯以來,企業噩耗連連,不是關廠倒店,便是裁員減薪,否則就是苟延殘喘以拖待變,怎麼辦呢?

     企業經營環境瞬息萬變,尤其金融海嘯以來,不是關廠倒店,便是裁員減薪。面對慣性組織的無效能無效率,必須發展矩陣型組織、團隊型組織或者專案型組織已因應外在變化。專案性團隊是筆者在中港台主講的熱門項目,因限於篇幅現僅將執行力單位的內功心法歸納為「快、準、狠」三招十二式,以饗廣大讀者:

     」,是指環境急劇變化,不能過度追求完美,不能以拖待愎。反而要及早預應,制敵機先。茲分述如下:

一、快速就位:承擔變革重責大任

     作為專案執行者首先了解自己扮演腳色是發起人、專案領導者或是專案顧問、支援者?然後將手上的工作分辨出既緊急又重要項目;最終專案所有的績效與努力的目標是什麼?其中可能涵蓋的棘手問題有哪些?有哪些人事物會涉入其中。

二、快速辨識:明確任務的內容

為了有效執行專案,反應反覆確認下列事項

1.最終專案目標與衡量標準

2.任務背景與實施時機處境

3.時限:何時何項及終止時間

4.誰來完成:權限範圍及資源

5.呈報流程:對誰

6.架構:組織中合作關係

7.完成與支援:與其他工作有何關聯

8.指引:根據哪些政策方針

9.最後結果與任務相關獎懲

三、快馬加鞭:建立執行團隊

     團隊因任務而存在,成員的招募組建應任務與能力相契合。不論成員來自內部或外部必須滿足下面條件:能力勝任、配合度佳、代表性夠、忠誠度高、影響力大、坦承正直...。此外必須考慮 1.核心工作,小組之間合作方式及時間;2.需要誰的支援才可找到最佳工作夥伴?

四、快手快腳:發展工作策略方案

     方案即人事時地物的組合與配置,制定方案考慮下列要素:任務目標、標準;達成目標所採行途徑;參與人員的組成;規劃執行與測量結合;行動;列出專案組織大綱與分工圖。

     所謂「」,是講求執行中要方向明確、目標具體,步調有序,依時而發,達到既精(針對性強)又準(彈於虛發)境界,茲分項說明如下:

一、準確瞄準,激發專業行動力:

     首先蒐集重要相關利益人的意見建議,加以調整方案,然後召開正式/非正式/遠距會議,探討需克服的困難與挑戰;運用腦力激盪集思廣益突破限制。制定工作計畫、評估標準與進度表,工作分工表,強化每人的行動力。

二、準備完善;計畫採6W3H分解:

     不論長期策略規劃或短期工作計畫均應以6W3H全面思考與落實里程碑或查核點。6W3H方法包括:Why(理由、目的、目標),What(做什麼、任務內容),Who(誰負責),Whom(對象、目標人遠),When(何時、期間),Where(何處著手),How to(工具、方法),How many(數量、營業額),How mouh(成本預算)。

三、準時啟動;排除障礙向前行:

激發同仁從舒適區,從360度整合不同想法與利益,避免抵銷內耗,實務做法:

1.揭開反對的原因與不安根源

2.將重心放在助力而非阻力

3.建立必勝任務與支持群

4.充分溝通,訊息不被扭曲,溝通對象包含主管當局,部署,相關部門、客戶供應商等。

四、準心校正;善用不同階段里程碑

     為保持行進度及標準;維持工作生產力、建立人員技能與自立;及早發現問題並調整;避受深陷不恰當的計畫,嚴加督促是必要的步驟,可採下列方式或組合:

1.與組員一對一檢討

2.依報表資料審查

3.書面報告與會議簡報

4.進度檢討會

5.親自勘查、比對

所謂「」,是強調達成使命目標戰鬥意志與拼勁,力量集中,由上而下;成果第一,關注細節,也是專案執行力的終極表現,茲分項描述如下:

一、狠下磨功,促進執行團隊凝聚力:

     團隊隨時會加入新成員,必須不斷地磨合,找問題並解決以提升凝聚力。專案管理角度而言,必須討論

1.工作職責是否被接受

2.任務分派是否清楚

3.核心小組建立適當嗎?

4.是否充分驗證方案

5.是否從標竿案例中學習經驗

6.命令是否有效下達

7.有沒有問題解決流程

8.政治管道的應用是否恰當?

二、狠找問題,追根究底實事求是:

     執行任務過程中會出現大大小小,類型各異的問題。不擔心問題但害怕問題被掩飾,導致預防不及而產生骨牌效應。因此定期校正查核,凡事問五個為什麼?用事實追出根源予以排除。

三、狠抓成果,即時檢討有效回饋:

     沒有成果的執行資源浪費,因此要創造戰果,首先要掌握專案成功的最後關鍵事件是什麼?何時會發生?如何衡量成功與否?其次要指明要採取哪些具體結案行動?由誰執行?

四、狠勁久久;做深做透精益求精:

     專案難免有成功或挫敗的時刻,但不因成功或挫敗而放棄突破的可能,因此檢討、學習、再精進是必須的,不訪討論:哪些方面進行順利/不順利?為什麼?我們學到哪些重要教訓?現在應該做出改變?長期應啟動哪些變革?採取哪種行動?由誰負責?何時進行?

     上述「快狠準十二式(步驟)」,對於專案執行力深具指導的價值!面對劇變的年代,凡事皆專案,不僅高科技產業,傳統製造業亦然,都須任務團隊來達成目標;快速反應市場需求的變化,準確找到發展目標與里程碑,然後「狠」下決心毅力做深做透,開創令人驚艷的成功花朵!

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